Effektiv administration af flyttesager

Mange offentlige myndigheder bliver mødt med stadig stigende krav om effektivisering og optimering af arbejdsgange, ikke bare internt men også på tværs af forskellige myndigheder. Samtidig foretrækker flere og flere borgerne at klare anmeldelser om fx flytning og lægeskift hjemmefra – uafhængigt af myndighedernes åbningstider og ved at bruge så få løsninger som muligt.

Med CSC Scandihealth’s digitale flytteløsning, NOTUS eFlyt, kan kommunen udvide sin selvbetjeningsservice for borgerne. Det er både til gavn for borgerne som døgnet rundt selv kan anmelde flytning og lægeskift, og for kommunen som minimerer de manuelle arbejdsgange og får en nem og korrekt sagsbehandling.

Pioneer på CSC's digitale løsning

Hillerød Kommune tog – som en af de første kommuner i Danmark – eFlyt i brug i midten af oktober 2010. Før da brugte de en anden digital flytteløsning, hvor borgerne kunne anmelde flytninger over nettet ved at indtaste deres nye adresseoplysninger i en elektronisk blanket, som derefter blev sendt til kommunen. Herefter skulle medarbejderne i Borgerservicecentret manuelt indberette de indkomne oplysninger til andre systemer.

Med NOTUS eFlyt minimerer kommunen nu de manuelle arbejdsgange markant. eFlyt har nemlig fuld integration til NemLogin, Sygesikring, BBR og CPR-registret, hvilket betyder, at en stor del af alle flyttesagerne kan behandles helt automatisk.

"Hillerød Kommune har – som mange andre kommuner – en overordnet strategi om at få digitaliseret alt det, der kan digitaliseres. Derfor valgte vi at skifte til CSC’s løsning", siger Hanne Holst Jacobsen, der er sektionsleder af Borgerservicecenteret. Hun fortsætter:

"Overgangen til det nye system er i det store hele forløbet rigtig godt. Der har været nogle små justeringer til løsningen, som er blevet klaret undervejs, og vi har haft et positivt og upåklageligt samarbejde med CSC".

Små tiltag med stor effekt

Kommunen har ikke udarbejdet den helt store reklamekampagne for at gøre opmærksom på den nye løsning, men i stedet igangsat en række mindre tiltag:

• Kommunen har lavet en nem adresse til løsningen, hillerod.dk/flytning, som er nem at kommunikere til borgerne, hvis de ringer eller møder op i Borgerservicecenteret
• Løsningen er beskrevet i en artikel i de lokale aviser
• Alle medarbejdere i Borgerservicecentret har fået en grundig introduktion til løsningen og er dermed klædt på til at fortælle borgerne om den

Effekten har været stor! Hillerød Kommune modtager i dag betydeligt flere anmeldelser digitalt end tidligere. Antallet er steget fra 75 til 200 pr. måned, hvilket svarer til en stigning på ca. 166 %. Derudover er den procentvise andel af digitale flytteanmeldelser øget endnu mere fra ca. 25 % i oktober til ca. 85 %, hvilket svarer til en stigning på ca. 240 %.

Og da flytteløsningen er koblet op til andre relaterede ydelser, har tilslutningen til eFlyt også haft en positiv effekt på anvendelsen af de andre relaterede digitale løsninger. Det gælder både fx lægeskift og bestilling af sundhedskort (sygesikringskort).

"Det er svært at gøre effekten op i kroner og øre efter så kort tid. Ting tager altid lidt længere tid i starten, når man indfører nye systemer og rutiner, men vi mærker helt klart, at administrationen af borgernes flytteanmeldelser er blevet mere effektiv, og at vi får frigjort tid til behandling af andre borgerhenvendelser," siger Hanne Holst Jacobsen.

Download kundehistorien om Hillerød Kommune (PDF, 592 KB)