Kontoret på fickan med CSC Mobile Office

I dagens affärsvärld ökar de mobila kraven konstant. Fler och fler företag använder mobila lösningar för att ligga i framkant och behålla sin konkurrenskraft på en globaliserad marknad. Anställda kräver också större flexibilitet för att kunna balansera arbete och familjeliv.

För dagens upptagna yrkesarbetande är det nödvändigt att kunna vara uppkopplad mot företagets IT-plattform även utanför kontoret för att bibehålla effektivitet i arbetet.

Arbeta när du vill vart du än befinner dig

CSC ligger i framkant inom mobilitet med en ny lösning som gör affärskritiska system tillgängliga via mobiltelefon eller handdator. Mobile Office ger dig inte bara tillgång till mejl och personlig data. Lösningen ger även tillgång till affärssystem, intranät och Internet via en webbrowser.

Med Mobile Office är det också möjligt att synkronisera med MS Smartphones och MS Pocket PC Phone Edition över nätet med hjälp av Bluetooth och WLAN (wireless network). Infrastrukturen i Mobile Office agerar som en plattform för att komma åt affärskritiska system i företaget vart du än befinner dig.

Scandinavian Airlines (SAS) är precis som andra flygbolag ett mobilt företag. ”Både administrativ och operativ personal behöver kunna jobba även när de är på språng”, säger SAS IT-chef Claes Norrman. SAS ville ge sin personal verktyg för att ha möjlighet att utföra ett effektivt arbete mobilt samtidigt som man ville behålla säkerheten för affärssystemen hela tiden.

SAS ville också ha möjlighet att synkronisera och kontrollera de mobila enheterna eftersom användandet av olika mobil utrustning var stort i företaget. CSC Mobile Office uppfyllde SAS krav med snabb och enkel centralstyrd distribution av mjukvara och enheterna som kör Mobile Office synkroniserar automatiskt med SAS interna system. De anställda kunde därmed få den senaste informationen direkt i mobilen.

SAS beslutade att köra ett pilotprojekt med Mobile Office under ett års tid. En grupp med 40 av SAS ledning och mellanchefer införde Mobile Office i det dagliga arbetet. CSC byggde under tiden infrastrukturen med en lösning baserad på SAS existerande Microsoft system.

Användarvänligt och säkert

Enligt Mats Lundqvist, produktansvarig på CSC, var huvudmålet med Mobile Office att skapa ett användarvänligt gränssnitt. ”Vi ville gömma den ganska komplicerade infrastrukturen för slutanvändaren. Användaren skulle enbart se de funktioner som han eller hon arbetar med och de skulle visas på ett sätt som användaren redan var van vid. Vårt mål var att arrangera Mobile Office funktionerna precis så som de är på datorn”.

För att anpassa lösningen ytterligare till de verkliga behoven hos SAS-användarna, samlade CSC in information om vad som fungerade och vad som behövde förbättras. Mats Lundqvist tillägger, ”Vi intervjuade varje användare tills vi fick lösningen helt rätt. Hur reagerade användaren? Vilka behov fanns som Mobile Office inte uppfyllde? Var de nöjda med formen? Vilket utrustning föredrogs”? CSC använde sedan denna värdefulla information för att vidareutveckla lösningen.

Mobile Office har en inbyggd kontroll av mjukvara som konfigureras centralt. Detta gör det lätt för SAS centrala administratör att förhindra obehörig åtkomst och förlust av data oavsett var användaren är placerad.

All data är i säkert förvar på en server och CSC sparar backup för lösenord och annan information vilket ytterligare minimerar risker. ”Vi använder också en central VPN-lösning i kombination med certifiering och enheten är skyddad genom kryptering av all datalagring. Användaren behöver därmed inte tänka på säkerhet, de vet att lösningen är säker”, säger Lundqvist.

Mobile Office är designad för framtida behov. Den bygger på en beprövad version av Microsofts operativ system. Det betyder att det blir enkelt för SAS att bygga på nya applikationer och processer allt eftersom affärsbehoven förändras. Att använda standard och välkänd utrustning bidrar också till att hålla kostnaden nere för applikationsutveckling och designen för funktionalitet.

Lyckad pilot och fler användare

Efter pilotperioden på ett år är SAS väldigt nöjda med resultatet av Mobile Office. Ledningen och övriga testare har enkelt kunnat få tillgång till mejl, kalender och kontakter när de varit på språng. Detta har redan resulterat i ökad flexibilitet och snabbare beslutsprocesser.

Mobile Office kommer att fortsätta att leverera fördelar. Snart kommer affärskritisk information från HR och finans vara tillgängligt i systemet. På lång sikt kommer Mobile Office lösningen att hjälpa SAS att få större kontroll på kostnader och tillgångar.

Claes Norrman uppskattar att omkring 7 000 av företagets totalt 33 000 anställda så småningom kommer att använda systemet. Detta inkluderar flygpersonal som kan förbättra passagerarnas service genom att använda Mobile Office. Norrman har framför allt blivit imponerad av hur enkelt det har varit att få systemet att fungerar för enskilda användare. ”Användarna sköter sig själv. När du väl har installerat synkroniseringsprogrammet så fungerar de flesta system med automatik”, säger han. Norrman tillägger, ”Så småningom kommer vi att se nya sätt att arbeta, några kanske väljer att behålla sina datorer avstängda och bara använda mobiltelefonen. Det medarbetarna verkligen uppskattat är att kunna komma åt sin mejl och kalender. Eftersom mobiltelefoner har inbyggd WLAN kan de också användas i luften”.

---