A Solução de Gestão de Correspondência da CSC preconiza a centralização da recepção da correspondência das Organizações. Com a utilização de uma Mailroom, toda a correspondência física recebida é digitalizada e distribuída aos diversos departamentos da organização, por via electrónica, sendo imediatamente arquivada.
Combinando as duas plataformas líderes de mercado, EMC Documentum e Kofax Ascent Capture, a CSC criou uma solução que permite desmaterializar toda a correspondência recebida e expedida, consolidando-a num repositório digital controlado.
Recorrendo a mecanismos de workflow, a documentação flúi dentro da organização, eliminando redundâncias, perdas de documentos, ou atrasos no seu processamento. Politicas de segurança rigorosas podem ser implementadas de forma a controlar o acesso aos documentos, assim como, todas as acções ocorridas nos documentos dentro do sistema podem ser auditadas.
De entre as diversas funcionalidades da Solução de Gestão de Correspondência, destacamos as seguintes:
- Desmaterialização de toda a documentação física recebida;
- Numeração automática de toda a documentação recebida e expedida;
- Criação de uma estrutura de pastas automatizada para arquivo da correspondência;
- Workflows de distribuição e despacho de correspondência;
- Políticas de Controlo de acessos aos documentos com base em utilizadores individuais ou Grupos de utilizadores;
- Mecanismos de assinatura digitalizada de documentos (automática e controlada);
- Integração com servidores de fax, email e equipamentos Multifuncionais.
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