Tabaqueira implementa uma solução de Gestão da Documentação Técnica no Departamento de Engenharia
Client: Tabaqueira, Grupo Philip Morris
Challenge: Implementar uma solução de Gestão Documental no Departamento de Engenharia para a gestão do arquivo de manuais e desenhos técnicos e para a gestão dos processos referentes à sua manutenção.
Solution: Com base na plataforma de Enterprise Content Management, EMC Documentum, e de Information Capture, Kofax Ascent Capture, a CSC implementou uma solução que permitiu à Tabaqueira transformar o seu arquivo físico num arquivo digital.
Results: Transformação do arquivo físico em arquivo digital; Maior controlo da informação técnica existente; Formalização dos processos de aprovação de alterações da documentação técnica; Disponibilização de conteúdos em múltiplos formatos e integrados com ferramentas de CAD/CAM.
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Objectivos e Proposta de Valor
A implementação de uma solução de gestão documental no Departamento de Engenharia da Tabaqueira, colocou um conjunto de desafios interessantes à equipa de projecto, cuja concretização se tornou possível pelo elevado profissionalismo e dedicação do grupo de Trabalho da Tabaqueira e pelo empenho e experiência da CSC na implementação de projectos desta natureza.
Entre os objectivos do projecto, destacamos a disponibilização de Manuais Técnicos de vários MB’s de uma forma eficiente e rápida, a formalização dos processos de gestão e aprovação de alterações dos referidos documentos e o carregar de milhares de documentos para um repositório único dentro de um horizonte temporal reduzido, por forma a diminuir a necessidade de utilizar mais do que uma fonte de informação por parte dos utilizadores.
Para dar resposta a estes desafios, procedeu-se à implementação das plataformas líderes de mercado EMC Documentum e Kofax Ascent Capture, garantes de escalabilidade e flexibilidade. O recurso à metodologia Catalyst da CSC, framework comprovada para projectos de ECM (Enterprise Content Management) permitiu que o projecto fosse concluído com o nível de sucesso esperado, no prazo estipulado e no cabimento orçamental definido.
A abordagem adoptada
A abordagem da CSC assenta na adopção pragmática da sua metodologia Catalyst 4D. A metodologia empregue facilita e formaliza os processos de análise e levantamento de requisitos, desenho da solução, desenvolvimento e sua integração na parque tecnológico da Tabaqueira.
A metodologia utilizada compreende as componentes de Controlo de Projecto e de Garantia da Qualidade, permitindo assim um controlo eficaz do desenrolar do projecto e da disponibilização dos diversos deliverables, de acordo com os objectivos previamente estabelecidos por ambas as empresas.
No decorrer do projecto a CSC teve uma preocupação constante em endereçar a necessidade de cumprimento integral e verificação das disposições corporativas da Tabaqueira relativas ao Records Information Management.
A equipa de projecto integrou elementos da CSC e da Tabaqueira, nas vertentes da gestão de projecto e do seu desenvolvimento. A partilha de informação e o acompanhamento do desenvolvimento foram assegurados de forma continuada, permitindo uma maior eficácia na transferência de conhecimento e uma decisão atempada sobre as melhores opções a adoptar ao longo da implementação.
Sobre a Metodologia
Durante a fase de Discover foram realizadas sessões de trabalho para o levantamento dos requisitos funcionais e técnicos da solução, nomeadamente dos processos de trabalho, tipificação da informação a catalogar, perfis de utilização, grupos e utilizadores, controlo de acessos e infra-estrutura tecnológica. A fase de Design caracterizou-se por apresentar o desenho da solução com base na informação recolhida. Durante a fase de Development foram configuradas as plataformas Documentum e Ascent Capture de acordo com o desenho da solução proposta, culminando a fase Deployment com a disponibilização da solução no ambiente de produção.
Passagem do arquivo físico e digital para um repositório central
Uma componente fundamental da solução a disponibilizar passou por disponibilizar no repositório central Documentum toda a informação existente, tanto a nível de manuais como de desenhos técnicos. A informação foi carregada por recurso à plataforma de captura documental Kofax Ascent Capture e via jobs de carregamento massivo de documentos digitais previamente catalogados.
Os processos implementados para o carregamento massivo da documentação são responsáveis por mais de 40 GB’s de ficheiros, referentes a cerca de 8.000 documentos.
Monitorização e controlo operacional da solução
De forma a avaliar a aceitação da solução por parte das áreas operacionais, e consequentemente analisar o retorno do investimento realizado, foram desenhados e implementados diversos relatórios de monitorização. A Tabaqueira optou ainda por tirar partido das funcionalidades de Change Management, implementado procedimentos de controlo de alterações aos documentos.
Manutenção Operacional da Solução
Com vista à manutenção operacional da solução, a CSC tem vindo a colaborar na manutenção aplicacional correctiva e evolutiva da plataforma. A elevada estabilidade da solução permitiu que a Tabaqueira se focalizasse na implementação de melhorias funcionais, tendo por base a acumulação de experiência de utilização da plataforma.