BizTax: la tassazione d’impresa nell’era moderna

A maggio 2011 si è aperta una nuova fase nel rinnovamento delle applicazioni base di FPS Finance, l’agenzia nazionale belga per la riscossione dei tributi. In quel momento, infatti, sono entrati in funzione i processi di front-end della nuova applicazione BizTax. BizTax ha contribuito a svecchiare un sistema di archiviazione elettronica delle dichiarazioni fiscali già introdotto, nel 2005, con il lancio dell'applicazione VenSoc. Da allora il numero di aziende belghe che utilizzano tale sistema è cresciuto rapidamente, anche se all’inizio VenSoc era in grado di offrire solo un set limitato di funzionalità. Per questa nuova generazione di applicazioni, FPS Finance ha scelto l’opzione più affidabile, adottando la tecnologia XBRL (eXtensible Business Reporting Language), già largamente diffusa nel settore dei Servizi finanziari ma all’epoca utilizzata principalmente soltanto per la generazione di report. “Siamo una delle prime Amministrazioni fiscali a utilizzare XBRL per le dichiarazioni fiscali”, ha affermato Louis Collet, CIO di FPS Finance. “Abbiamo scelto XBRL perché è una tecnologia orientata al futuro, ma anche perché ci consente di allinearci facilmente con altri sistemi, come nel caso delle implementazioni messe in atto dalla National Bank per la raccolta dei bilanci aziendali in formato XBRL”. Con il supporto di CSC, il Dipartimento IT di FPS Finance ha fatto leva su questa fase di modernizzazione per dotare la nuova applicazione di nuove funzionalità, rendendone ancor più semplice l’utilizzo da parte delle imprese. Se in passato le dichiarazioni erano archiviate in formato cartaceo o in PDF, con l’implementazione della soluzione XBRL le aziende possono oggi automatizzare l’intero processo. Anche se è ancora possibile compilare i moduli elettronicamente, la vera innovazione consiste nella possibilità di creare un collegamento diretto tra i software gestionali aziendali, che generano le dichiarazioni fiscali in formato XBRL, e BizTax. Dal 2011, due terzi delle aziende belghe hanno scelto di “uploadarle” direttamente. Tra le nuove funzionalità della soluzione c’è anche la possibilità di archiviare temporaneamente la dichiarazione nel sistema BizTax, dotando così le aziende di un sistema centralizzato attraverso cui possono apportare eventuali modifiche direttamente online, prima di finalizzare la procedura.

Più garanzie, più sicurezza

Ogni dichiarazione fiscale presentata online è soggetta a una serie di verifiche automatiche. In questo modo, le aziende, o i propri contabili, possono individuare eventuali errori (in termini di sintassi, di informazioni mancanti, etc…) prima dell’archiviazione definitiva nel sistema. Tale processo automatico elimina non solo elimina la necessità di lunghi controlli da parte del personale di FPS Finance, ma garantisce anche la possibilità di verificare l’avvenuta validazione del processo d’inserimento senza la necessità di effettuare ulteriori controlli. Il sistema consente, inoltre, il completo inserimento dei dati fin dall’inizio, grazie al fatto che il processo di presentazione della maggior parte degli allegati correlati alle dichiarazioni è stato rivisto in maniera puntuale. Dopo la formattazione specifica da parte dei sistemi aziendali gli allegati sono inseriti nello stesso formato XBRL e successivamente integrati in un unico file. "Questo evita le lungaggini e i rischi connessi alla doppia raccolta dei dati", ha sottolineato Louis Collet. "Tutti i documenti elettronici che riceviamo possono essere utilizzati immediatamente, determinando una notevolmente accelerazione dei processi di gestione degli stessi". Un’altra importante innovazione ha riguardato il rafforzamento del livello di sicurezza del processo di archiviazione. L'autenticazione delle attività di filing, così come la firma dei documenti possono essere effettuate attraverso un sistema di certificati di classe 3 e firma digitale. "Abbiamo rafforzato sia le procedure di autenticazione sia quelle di sicurezza", ha dichiarato Louis Collet. "A conferma dell’avvenuta ricezione il sistema genera automaticamente un documento validato da FPS Finance".

Il futuro dal 2012

La riduzione del numero di documenti da gestire e i conseguenti risparmi in termini di tempo aumenteranno ulteriormente dopo la finalizzazione del back office dell’applicazione BizTax. Al termine di questa fase, oltre alla connessione e alla riconciliazione automatica con il database dei bilanci della National Bank, tutti i documenti elettronici relativi allo stato di una società (movimentazioni finanziarie, riserve, etc…) verranno raccolti e resi accessibili attraverso un unico file integrato. Sarà, inoltre, possibile completare e aggiornare automaticamente tali documenti aggiuntivi, attraverso lo scambio di informazioni diretto con gli altri elementi del fascicolo. Il processo di integrazione coprirà l'intero processo di gestione, dalla registrazione fino all’iscrizione nel Registro fiscale. Tale sistema offre molti vantaggi alle imprese che possono, in questo modo, ridurre il numero di adempimenti e di documenti da presentare. Le aziende, ad esempio, non dovranno più inviare i propri bilanci a FPS Finance, poichè gli stessi saranno disponibili nel database di National Bank nello stesso formato richiesto da FPS Finance. Nel 2012 la procedura di archiviazione elettronica si amplierà ulteriormente e arriverà a comprendere anche le dichiarazioni fiscali delle imprese non residenti (INR / Soc) e di tutte le altre tipologie di legal entity, ovvero saranno gestite circa 200.000 dichiarazioni in più che fino ad oggi venivano archiviate solo in formato cartaceo.

Un nuovo modo di lavorare

Sostenuta dalle forti competenze di CSC in quest’area, FPS Finance ha scelto di autorizzare la generazione diretta di schermate basate sulla tassonomia creata dai propri esperti in materia. “Tutto ciò implica che se la normativa fiscale, la legge e la tassonomia si evolvono, anche l'applicazione BizTax evolverà automaticamente”, ha sottolineato Louis Collet. Philippe Jacquij, Responsabile per le grandi imprese, ha confermato: “Non sarà più necessario ridefinire i modelli per le dichiarazioni da zero. Apporteremo le modifiche necessarie basandoci su quelle dell’anno precedente. In questo modo, ridurremo le tempistiche di adattamento dei documenti, ottimizzando i tempi di risposta”. Le tassonomie, inoltre, potranno essere adattate e gestite da business analyst e non solo da esperti IT. “Fino ad oggi, il calcolo delle tasse era gestibile solo con personale altamente specializzato nell’utilizzo di pacchetti software complessi, e spesso customizzati. Ora, dopo aver acquisito alcune competenze specifiche, anche i business analyst saranno in grado di svolgere questo compito. Aumentando il numero di persone in grado di gestire tali attività, possiamo garantire una maggiore stabilità del processo, senza temere che un giorno potremmo soffrire per la mancanza di competenze interne”, ha specificato Philippe Jacquij. Oltre ai benefici derivanti dalla possibilità di presentare e aggiornare direttamente online le dichiarazioni, disporre di un dossier più completo e coerentemente pre-validato facilita anche le operazioni di verifica, monitoraggio delle frodi e analisi del rischio. “In passato eravamo costretti a basare le nostre considerazioni su documenti precedentemente depositati o su 'comportamenti' dubbi che potevano celare potenziali rischi. Ora, grazie a database di archiviazione più ricchi e completi, i cui elementi rappresentano dati oggettivi validati e uniformi, si incrementa anche l’efficacia delle analisi del rischio ", ha aggiunto Louis Collet. “Saremo in grado di adottare misure più rapide e puntuali basandoci sulle informazioni dello stesso anno in corso”. .

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