Il governo federale tedesco elimina la carta nelle attività di procurement ... e non solo

Client: Governo federale tedesco

Challenge: eliminare i supporti cartacei e utilizzare la modalità on line per i servizi governativi

Solution: e-Vergabe

Results: Snellimento delle procedure, rapidità, versatilità e requisiti di sicurezza soddisfatti

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Dai paper clip ai trasporti su strada, ai contratti di consulenza: il governo tedesco è il più grande cliente, come singola entità, del settore privato del Paese.
Grazie a un sistema sviluppato da CSC, e-Vergabe, il suo approvvigionamento di beni e servizi è ora più veloce, semplice ed efficiente – sia per chi ordina sia per chi fornisce le merci.
Tanto efficiente da avere indotto il governo tedesco a chiedere a CSC di estenderlo, per consentire il suo utilizzo da parte di tutte le autorità federali.

e-Vergabe, che significa e-tendering o e-procurement, è parte del’iniziativa BundOnline, creata nel 2000 con lo scopo di mettere on line tutti i servizi federali tedeschi entro il 2005.
Sviluppato originariamente per l’ufficio Procurement del Ministero Federale dell’Interno, il prototipo di e-Vergabe venne realizzato nel 2002, andando a rimpiazzare un sistema cartaceo ormai obsoleto, basato su posta.

Le imprese interessate ai contratti pubblici erano finalmente così in grado di ottenere tutte le informazioni pertinenti e di presentare le loro offerte on line, senza dover mai fare ricorso a un singolo pezzo di carta. Anche la comunicazione di assegnazione e la conferma del contratto potevano da quel momento essere inoltrate on line, con tempi di risposta più rapidi.
Il sistema non solo permetteva di risparmiare tempo e denaro, ma presentava doti di trasparenza e accessibilità prima impensabili.

La carta rimpiazzata da un click del mouse

“Immaginate che volume di carta, buste e affini è necessario per gestire un ordine. Tutto questo è stato sostituito da un semplice click sul mouse,” dichiara Jörg Funk del Ministero dell’Interno.
In precedenza, gli interessati alle offerte dovevano acquistare un giornale e verificare la pubblicazione di un avviso; ora, possono semplicemente collegarsi al web e guardare cosa c’è di loro interesse. Il processo è molto più semplice e lineare.”

La reazione fu così positiva che, nel dicembre 2003, il governo tedesco adottò una risoluzione per l’utilizzo di e-Vergabe da parte di tutte le autorità federali, entro il 2005.
Da questo provvedimento derivò una nuova sfida per CSC: quella di realizzare un nuovo sistema per più utenti, più documenti e più transazioni.

“Iniziammo a lavorare sulla nuova versione due settimane dopo la decisione, per determinare i requisiti più importanti della nuova piattaforma,” racconta Paul Thiele, competency manager della filiale tedesca di CSC. “Quanti documenti? Quante offerte?”
Thiele rilevò che la nuova piattaforma avrebbe dovuto supportare oltre 300 uffici acquisti (procurement authorities), più di 26.000 aziende e un numero di offerte annuali superiore a 150.000. Cifre sicuramente superiori alle 1.000 aziende e ai 30 uffici che utilizzavano la versione originale di e-Vergabe.
Il sistema avrebbe anche richiesto il 99,5% di disponibilità e scalabilità per adattarsi a utenti di diverso tipo.

La sicurezza è cruciale

Una delle esigenze fondamentali è stata quella della sicurezza.
Il governo tedesco gestisce la privacy molto seriamente, applicando norme tra le più rigorose in Europa. L’e-Vergabe originale utilizzava una combinazione sicura di firme digitali e trasferimento criptato di documenti, e tale metodo è stato mantenuto e utilizzato anche nella nuova versione.

Le moderne tecniche di crittografia assicurano sicurezza in tutta Europa e impediscono alle terze parti di visualizzare le offerte altrui. Tutte le offerte sono contrassegnate con una firma digitale e convalidate da una verifica tramite smart card, il che per la legge tedesca equivale a una firma manuale.

“La nuova piattaforma ha caratteristiche di sicurezza eccellenti e un’architettura stabile e ancora più sicura,” aggiunge Thiele. Tra le migliorie, vanno anche rilevati un maggior supporto per smart card e lettori differenti, un’accresciuta ottimizzazione della base dati, un’interfaccia web ridisegnata e una rinforzata codifica dei dati.

La release 3.0 di e-Vergabe è “live” da dicembre 2005 e ha già registrato un incredibile incremento nell’utilizzo del servizio. “Aggiungiamo 100 nuovi utenti – aziende ogni mese, e da tre a cinque agenzie governative,” afferma Wolfgang Schmitt, account manager di CSC, che tra le sue relazioni segue il Ministero dei Lavori Pubblici e il Ministero della Difesa. Il sistema è oggi in grado di supportare 28 milioni di documenti l’anno. E’ inoltre probabile una prossima decisione del Consiglio dei Ministri tedesco, in merito all’ulteriore allargamento dell’utilizzo di e-Vergabe, impresa che CSC è pronta ad affrontare.

“L’amministrazione pubblica ha creduto fortemente in questo programma tanto complesso, e ci ha supportato validamente in ogni fase della sua realizzazione,” conclude Thiele. “Siamo davvero soddisfatti di questo progetto, e non ci fermeremo certo davanti a quanto ancora ci verrà chiesto di fare.” E Funk aggiunge: “Abbiamo avuto una ottima collaborazione con CSC in questi cinque anni e continueremo a lavorare con loro, per ogni nuova esigenza.”


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