Poste Italiane - Progetto monete euro

In vista del passaggio dalla lira all’euro, nell’estate 2001, il Ministero del Tesoro dette incarico a Poste Italiane di trasportare le monete Euro dai depositi del Poligrafico a tutti gli Uffici Postali e i depositi ABI presenti sul territorio (circa 40.000 siti di destinazione).
Il trasporto contemplava il passaggio delle monete attraverso 3 magazzini centrali, 15 regionali, 84 provinciali e 4 check-point.

Dopo un’attenta software selection, la divisione Corrispondenza di Poste Italiane diede incarico a CSC di sviluppare una soluzione per l’informatizzazione di tutto il progetto, composto da due sezioni tecniche distinte: la fase push, per la distribuzione controllata dell’Euro a tutte le entità sopramenzionate per una quantità programmata; la fase pull, per soddisfare le richieste di approvvigionamento successivo.

Il progetto ha avuto effettivo inizio allorchè il Ministero dell’Economia e delle Finanze strinse con Poste Italiane, interlocutore naturale per la distribuzione, l’accordo per lo smistamento delle monete in Euro.
Il tempo a disposizione per studiare, organizzare ed effettuare i processi di spedizione è stato molto stretto a causa dei molti attori intervenuti nelle fasi iniziali, antecedenti la convenzione tra Ministero e Poste.

La soluzione

E’ stato implementato il modulo di logistica mySAP SCM-LES di SAP, integrandolo con dei sottosistemi di acquisizione ottica in modalità wireless per la copertura informatica del sistema logistico, a supporto della distribuzione delle monete Euro.
È stato inoltre informatizzato un sistema di monitoraggio, gestito tramite la realizzazione di un datawarehouse, punto di riferimento per la divisione Corrispondenza di Poste Italiane, attraverso il quale ottenere informazioni in tempo utile sull’andamento del progetto.
Per le attrezzature tecniche ci si è avvalsi della collaborazione di una azienda specializzata nello sviluppo di soluzioni di elaborazione mobile per le imprese, nonchè fornitore globale di sistemi di comunicazione in radiofrequenza di dati.
Il progetto è stato realizzato attraverso un gruppo di lavoro formato dai professionisti CSC del Centro di Competenza Ingegneria e Logistica e del Centro di Eccellenza Sap; tutte le figure professionali coinvolte nel progetto avevano competenze su progetti in ambienti Sap, Informix e Oracle ed erano certificate Microsoft.

Il ruolo di CSC

Le componenti del contributo di CSC sono state non solo di tipo tecnico - informatico (studio di fattibilità, sviluppo test, user test e formazione, assistenza all’avviamento, ecc.) ma si sono distinte per l’importante qualificazione di tipo consulenziale – logistico (inquadramento logistico / impiantistico iniziale, project management, problem solving).
CSC si è innanzitutto preoccupata delle componenti di disegno informatico, di sviluppo, di test; ha quindi supportato l’inquadramento organizzativo - logistico iniziale dell’intero progetto, attraverso la qualificazione e la riqualificazione delle tipologie dei depositi e le relative caratteristiche peculiari e dei flussi sia fisici sia informativi, suggerendo la scelta delle tecnologie di impianto più adeguate alle procedure richieste (terminali di radiofrequenza, scanner cordless, stampanti barcode, ecc.).
CSC ha inoltre svolto una efficace attività di project management operativo, coordinando tutte le attività e i fornitori necessari alla messa a punto dei siti prima dell’avvio (verifica congruità stabili, adeguatezza aree operative, coordinamento fornitori; verifica attività di test e collaudo preliminari all’attivazione dei vari siti).
In ambito problem solving, CSC ha supportato Poste Italiane nella risoluzione di tutti i problemi connessi all’attivazione degli impianti.
CSC si è anche occupata della stesura della documentazione operativa: a fianco della documentazione informatica di progetto e di dettaglio è stata così prodotta la manualistica operativa, che ha consentito agli addetti Poste Italiane di utilizzare correttamente il nuovo strumento da un punto di vista operativo.

Conclusioni

Il prototipo è stato realizzato in circa 30 giorni; l’intero progetto è stato completato in due mesi, con le attività di formazione e l’installazione dei sistemi in periferia; subito dopo, è partito il primo treno con le monete, dal magazzino centrale di Scanzano.
Per il primo mese, è stata prevista l’assistenza operativa presso siti magazzini centrali e regionali, e per la durata di sei mesi è stato assicurato il supporto di un help-desk centrale.
Sono state inoltre garantite la completa manutenzione sistemistico-applicativa e l’assistenza sistemistica gestionale.

L’apparato distributivo ha funzionato perfettamente e ha portato in ogni angolo d’Italia miliardi di nuove monete che in soli due mesi hanno sostituito le vecchie lire.
La fase distributiva, anche se estremamente complessa e articolata, è stata solo la punta di un iceberg, in quanto al di sotto è nascosta la grande massa di lavoro svolta da un team multidisciplinare, formato da un centinaio di esperti delle società coinvolte in questa che, per dimensioni e tempi di realizzazione, è stata una vera sfida nel campo dell’organizzazione, dell’informatica e della logistica.

La perfetta sinergia realizzatasi fra le aziende coinvolte con Poste Italiane nel progetto coordinato da CSC, ha portato al superamento di ogni intuibile difficoltà ed è stato possibile conoscere, momento per momento, la precisa ubicazione delle varie monete dall’istante della partenza dai magazzini sino alla distribuzione ai cittadini.
In un progetto importante e complesso come questo, il ruolo svolto da CSC ha consentito di realizzare in tempi record una procedura totalmente informatizzata e perfettamente rispondente alle esigenze di sicurezza e tracciabilità. Il “progetto monete Euro” è stato uno dei primi di questo genere e di queste dimensioni realizzato in Italia e CSC ha avuto un peso sostanziale nella risoluzione dei problemi di tipo consulenziale e logistico che lo hanno caratterizzato.

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