Thales Defence Information Systems

«Ne nous dites pas que si nous peignons les murs d’une couleur différente, soudainement tout va changer ». Telle fut d’abord la réponse sceptique du comité de direction de Thales Defence Information Systems (TDIS) aux propositions de CSC pour la mise en place d’un Design Studio, une approche radicalement différente de concevoir le travail collaboratif et la gestion de projet. «J’ai du leur expliquer que c’était un peu plus que ça», répond Brian Marshall, responsable du projet chez CSC. «Et finalement je les ai convaincus».

Des difficultés rencontrées dans le pilotage des projets

TDIS, division de Thales Defence et acteur majeur du secteur de la défense britannique, se développait rapidement, enregistrant une croissance d’environ 15% par an. Les équipes remportaient des contrats importants, mais rencontraient de nombreuses difficultés dans le pilotage de leurs projets.

Appelé par ailleurs à travailler en tant que sous-contractant dans un projet de développement de systèmes pour le ministère de la défense britannique, Thales devait mobiliser de nouvelles ressources et faire face à des délais extrêmement serrés : 16 mois de l’étude à la livraison (soit un réduction de 33% par rapport au plan original !).

Après avoir visité le «Design Studio» mis en śuvre par CSC chez Strachan & Henshaw, Thales a décidé de tester cette approche pour un projet d’électronique embarquée.

Un environnement de travail dynamique et collaboratif

Le Design Studio fournit un environnement de travail dynamique et collaboratif, et favorise le partage des bonnes pratiques, la déconcentration de tâches et de responsabilités clairement identifiées, et surtout une communication optimale entre les membres de l’équipe. Le Design Studio a facilité la communication à l’intérieur de l’équipe de TDIS : d’une manière très visuelle, à travers la conception physique de l’environnement de travail, d’autre part grâce à des techniques formelles telles que tenir ses réunions debout.

«Quand vous entrez dans le Design Studio, vous ressentez un bourdonnement, une vibration, qu’aucun autre département de l’entreprise ne connaît», souligne Brian Marshall. «La communication y est très spontanée, les collaborateurs sont très enthousiastes dans l’utilisation de leurs processus. Ils expriment une certaine fierté à avoir conçu leur propre environnement de travail et la façon dont eux-mêmes travaillent. Il y a bien sûr des règles, mais elles ne sont pas trop normatives. L’appropriation de l’approche est d’ailleurs très forte».

Un fonctionnement en équipe favorisé

Cette communication réussie comme la forte motivation qui caractérisent le Design Studio se reflètent dans les enquêtes internes de TDIS. Auparavant, une équipe prenait environ 15 mois pour trouver ses marques et fonctionner vraiment efficacement en équipe. Avec le Design Studio cette synergie est visible après quatre ou cinq mois.

Un autre effet concluant a pu être observé sur le turn-over. Dans le Studio, le roulement des équipes est significativement plus faible que le reste de l’entreprise. L’indicateur qui témoigne le plus de ce succès est néanmoins celui des délais de livraison, réduits de moitié (d’une moyenne de neuf mois à moins de cinq mois aujourd’hui).

Thales est tellement satisfait de l’impact du Design Studio qu’elle l’a adopté pour de nombreuses autres divisions de l’entreprise. Tous les matins entre 8h20 et 8h30, l’entreprise se lève et tient ses réunions debout, autour de paperboards… Un autre pas décisif dans l’amélioration de la performance et la motivation des équipes de l’entreprise.