Dématérialisation des factures
La solution intégrée de CSC pour la dématérialisation des factures favorise la mise en œuvre rapide d’un archivage numérique des factures fournisseurs, et facilite l’allocation des ressources à des tâches à plus haute valeur ajoutée.
La solution intégrée de CSC pour la dématérialisation des factures permet de réduire, en 3 mois, d’environ 30 % le coût du traitement, par la connexion à la plateforme européenne Deskom, par la numérisation du papier et le traitement intégré de l’ensemble des flux : factures numérisées, factures EDI, factures sous email… ScanLAD (lecture automatique de document) favorise la mise en śuvre rapide d’un archivage numérique des factures fournisseurs, et facilite l’allocation des ressources à des tâches à plus haute valeur ajoutée. Aucune modification n’est nécessaire pour les systèmes d’information des fournisseurs et des clients.
Selon une étude réalisée en 2001 par le cabinet Arthur D. Little auprès d’un très grand nombre de grands groupes français, le coût de traitement d’une facture est en moyenne supérieur à 14 euros pour les factures entrantes et supérieur à 8 euros pour les factures sortantes. Deux postes connaissent par ailleurs des variations particulièrement fortes : la saisie et le codage de la facture, l’archivage des documents. La solution de CSC, ScanLAD, permet de réduire d’environ 30 % le coût de ce traitement, souvent qualifié par les entreprises comme de très faible valeur ajoutée, par la mise en place de deux technologies très complémentaires : la numérisation des factures papier et la dématérialisation du flux.
La dématérialisation du flux des factures permet de mutualiser sous un même format informatique l’ensemble des flux de factures, qu’elles soient sous forme de papier, d’EDI voire d’email. Cette solution unique de traitement des factures permet d’harmoniser, d’accélérer et de fiabiliser les processus dans toute l’entreprise, quels que soient les sites, les établissements ou les filiales. L’utilisation des technologies Internet réduit fortement les temps de développement des projets et facilite la personnalisation des interfaces hommes/machine. Ainsi, les projets ne dépassent pas trois mois.
Adoptez dès à présent la dématérialisation fiscale
La nouvelle législation, applicable depuis le 1er juillet 2003, permet de supprimer de bout en bout le support papier de la facture à condition de respecter les exigences de la Direction générale des impôts (D.G.I) et de la Commission européenne. Seuls les professionnels de la dématérialisation fiscale sont en mesure de mettre en śuvre un système d’information répondant à ces exigences de sécurité, de confidentialité et d’inviolabilité, permettant la suppression du papier et un archivage électronique fiscalement reconnu.
La plateforme Deskom garantit le respect des contraintes légales des pays européens qui ont mis en place de telles dispositions légales. Elle donne accès, par une connexion sécurisée via Internet, à tout un ensemble de fonctionnalités assurant la traçabilité du flux de facture (de sa réception au paiement), l’information des fournisseurs et des clients, et l’archivage en ligne des factures. CSC et Deskom prennent également en charge le recrutement des fournisseurs sur la plateforme.
Une connexion sans modification de votre système d’information, ni paramétrage initial
Les technologies mises en śuvre par CSC acceptent, pour la connexion des entreprises à la plateforme Deskom, leurs formats propres sans modification de leur système d’information. Les fournisseurs et les clients ne se connectent qu’une seule fois pour l’ensemble des échanges qu’ils partagent avec leurs partenaires. La transcription du format du fournisseur à celui du client est alors assurée par la passerelle Deskom. La rapidité d’adaptation de la plateforme à votre système d’information est due à la capitalisation des connecteurs déjà existants et à l’EAI qui supporte la plateforme. Vos projets en cours ne sont donc pas retardés par la dématérialisation du flux de factures.
Une fois connectés, vous profitez des connexions postérieures de nouveaux fournisseurs. Nous vous aidons, enfin, à connecter vos propres fournisseurs à la plateforme.
La numérisation des factures papier permet de substituer à la manipulation du papier un traitement informatique de bout en bout, jusqu’à l’archivage électronique. La technologie 100% sémantique utilisée par CSC permet de s’affranchir de tout paramétrage des formats des documents à recevoir et d’obtenir dès le premier passage des résultats dépassant 60 % de réussite.
L’autoapprentissage du moteur d’interprétation garantit un taux de réussite proche de 90 % dès les premiers passages. Les outils développés sous intranet pour compléter des factures éventuellement mal interprétées permettent d’enrichir la saisie de la facture par des informations que les systèmes d’information ne peuvent pas déduire.
L’intégration peut être soit directe, soit via la plateforme Deskom de façon à unifier vos processus de traitement et d’archivage de vos factures. Une fois numérisées et interprétées, vos factures sont intégrées dans votre ERP ou votre système d’information comptable. Elles sont par ailleurs archivées électroniquement et peuvent être réimprimées à tout moment.
Les temps de saisie ainsi supprimés vous permettent de réallouer vos ressources vers des tâches à plus forte valeur ajoutée. La technologie vient donc en soutien pour améliorer la qualité des prestations internes tout en réduisant les coûts.
Informez rapidement vos fournisseurs sur l’acceptation et le paiement
L’utilisation de la plateforme Deskom permet d’entretenir avec vos fournisseurs un niveau d’information élevé, de la réception de la facture à son paiement. Cette meilleure information supprime les relances inutiles qui saturent les services de comptabilité fournisseurs, et réduit fortement les causes de litiges sans fondement. En réduisant les délais de paiement, vous pouvez obtenir en outre des escomptes supérieurs à votre coût de refinancement.
Transformez vos coûts fixes en coûts variables
En adoptant l’une ou l’autres des solutions proposées, vous pouvez opter pour un mode de tarification souple sous forme d’abonnement et de coût unitaire vous évitant tout investissement. Vous transformez des coûts fixes et importants en coûts variables et moindres. De plus, CSC est en mesure d’assurer pour vous la numérisation de vos factures et la livraison, chez vous ou sur la plateforme Deskom, de l’intégralité de vos factures papier tant que vous n’aurez pas dématérialisé fiscalement l’intégralité de vos fournisseurs.
CSC s’est associé à Deskom afin de proposer une offre globale de services de facturation électronique. Deskom, filiale française de GMAC Commercial Holding Corp. (GMACCH) du groupe General Motors, et CSC ont signé un accord de partenariat destiné à proposer à leurs clients respectifs une offre complète de services autour de la facturation électronique. CSC est l’intégrateur privilégié de la solution Deskom et l’accompagne dans l’ensemble des tâches liées au projet : conduite du changement, formation, déploiement de la solution aux contre parties, déploiement international, etc.
Cet accord de partenariat scelle une collaboration active entre Deskom et CSC, démarrée en janvier 2001. CSC et Deskom disposent déjà de références communes et interviennent conjointement à l’heure actuelle sur un groupe de clients en France et dans différents pays européens (notamment le Royaume-Uni, le Benelux et l’Espagne)
