Merck
Client: Merck Espagne
Enjeu La base documentaire de Merck est une véritable mine d’informations stratégiques dont la gestion peut s’avérer extrêmement complexe.
Solution : CSC a développé un système de gestion documentaire pour le département Qualité de Merck en Espagne
Résultats : L’application permet à Merck Espagne de disposer d’un processus entièrement automatisé et d’un système de gestion plus efficace : plus grande sécurité des données, meilleur contrôle des documents.
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La base documentaire de Merck contient de nombreuses informations stratégiques, utilisées quotidiennement par ses différents départements – entrepôt, laboratoire de contrôle, planification, fabrication, galénique, … Or, jusqu’à présent, celle-ci était gérée et contrôlée manuellement par le département Qualité de Merck. Sollicité par la filiale espagnole du groupe pharmaceutique et chimique, CSC a proposé de développer une application fondée sur la technologie Java et déployée sur la plateforme Documentum afin de centraliser la gestion des documents et garantir l’intégrité et la sécurité des données tout en ayant un meilleur contrôle sur leur cycle de vie.
Des informations pertinentes, en temps réel
La nouvelle application a permis d’automatiser la gestion des documents techniques et généraux, soit entre 8 000 et 10 000 documents. “Les documents n’existaient qu’en format papier, aussi a-t-il fallu les scanner un par un avant de les ajouter à Documentum”, commente Isabel Guillot, responsable du département Qualité de Merck en Espagne. Le projet s’est déroulé en deux phases. Dans un premier temps, CSC a développé une application permettant de contrôler les documents tout au long de leur cycle de vie, depuis leur création jusqu’à leur suppression / péremption. Durant cette phase, CSC a personnalisé l’application pour lui inclure différentes fonctions stratégiques, notamment la gestion automatisée des différentes versions des documents, l’activation et la gestion des flux au cours des différentes étapes de la vie des documents, la gestion des licences et des autorisations, l’historique des modifications et autres actions entreprises sur les documents, un moteur de recherche sur différents critères, ou encore la création de rapports et de statistiques permettant d’évaluer l’état du système et d’extraire l’information recherchée.
L’ère de la signature électronique
Au cours de la deuxième phase, CSC a développé la fonction de signature électronique, fondée sur l’utilisation de la technique d’anonymisation dite du « hachage » de documents. Cette fonction de cryptographie est venue se substituer au processus manuel d’approbation des documents par l’utilisation de feuilles de signatures bénéficiant du niveau de sécurité approprié pour garantir l’intégrité et le contenu des documents en cours d’approbation. Dans le cadre de cette étape, CSC a mené différentes activités, notamment l’étude des requêtes utilisateur et de la situation actuelle, l’analyse fonctionnelle et technique de la solution, et à l’issue des résultats de ces études, la conception et la validation de l’outil. Enfin, CSC a pris en charge la formation des utilisateurs finaux et la mise en production de l’application. “L’un des plus gros challenges de ce projet consistait à mettre en œuvre un nouveau système sans impacter les activités quotidiennes des utilisateurs”, explique Isabel Guillot.
Automatisation des processus: sécurité et gain de temps
Une fois le processus mis en œuvre, Merck a rapidement atteint les objectifs qu’il s’était fixé, à savoir une plus grande sécurité des données et un meilleur contrôle des documents, combinés à de précieuses économies de temps et de travail manuel. “Toute la documentation papier a disparu : le cycle du processus – création, approbation, validation, archivage – est entièrement automatisé, et donc beaucoup plus rapide. Nous sommes définitivement gagnants, à la fois en temps et en sécurité”, conclut Isabel Guillot.
