CSC unifica la gestión documental para CEPSA

Cepsa, primera compañía petrolera privada de España, cuenta con tres centros dedicados al refino de petróleo, tres a la elaboración de productos químicos en distintas ubicaciones de nuestro país y sus oficinas en Madrid. Las largas distancias entre ellas han hecho trabajar a la compañía con diferentes procedimientos, formas organizativas y de clasificación de la documentación durante muchos años. Este hecho planteó en su momento importantes costes e inconvenientes a la hora de gestionar la documentación, máxime cuando la gestión de todos los proyectos la lleva a cabo la unidad de ingeniería ubicada en la sede central. La compañía partía de una situación en la que cada centro de trabajo, e incluso cada departamento, resolvían sus propias necesidades de gestión de la documentación con soluciones locales muy dispares que, en la mayoría de casos, únicamente proporcionaban una gestión estática de la información. Estas soluciones eran conocidas únicamente por los usuarios que las utilizaban, cosa que generaba una gran dependencia de dichas personas. Con el objetivo de mejorar esta situación, la compañía se propuso llevar a cabo la migración íntegra de la documentación técnica que se almacenaba y gestionaba en cada una de las plantas. A nivel de infraestructuras era posible centralizar el servicio y fue así como se empezó a implantar la plataforma de gestión documental EMC2 Documentum, utilizando como partner a CSC. Adicionalmente, también se desarrolló un área de proveedores con el objetivo de aumentar la competitividad entre los suministradores y, en definitiva, obtener mejores ofertas y a mejor precio. “El objetivo era adaptar y modernizar los sistemas de gestión de la documentación de la compañía. CSC era la compañía perfecta para llevar a cabo un desarrollo a medida. La elegimos entre varias empresas, principalmente por su experiencia en el ámbito de la gestión documental y la calidad de sus servicios. CSC optimiza el conocimiento adquirido aportando soluciones de valor que permiten acelerar la ejecución de los proyectos a la vez que reducir los costes de implantación”, afirma Julián Calvo –jefe proyectos y responsable de la gestión documental de Cepsa-.

Colaboración conjunta para la gestión documental

CSC empezó a colaborar con CEPSA en el año 2002 con la implantación de un sistema de gestión documental basado en la plataforma Documentum de EMC2. Desde ese momento se estableció una relación de colaboración que ha permitido desarrollar múltiples proyectos, entre los que destacan el establecimiento de un marco básico de gestión documental para la construcción de soluciones en el ámbito corporativo, la gestión de la documentación de proyectos de ingeniería y de sus instalaciones industriales (desde la especificación, pasando por la construcción, operación y mantenimiento de las mismas) y las mejoras en la solución de gestión de procedimientos y normas del grupo.

Implantación del sistema de gestión documental

Para incorporar este nuevo sistema en la compañía se realizó una gestión unificada, utilizando los mismos procedimientos y formas de clasificación de los datos. La reducción e incluso eliminación de la manipulación del papel, proporcionando una gestión eficiente de los libros de proyecto, fue una de las primeras medidas que se tomaron. También se optimizó la transferencia de la documentación técnica para la operación y mantenimiento de las instalaciones. El nuevo sistema proporcionó acceso directo a la documentación a todas las personas que lo necesitaran, eliminando la dependencia de la oficina técnica de proyectos. Este hecho optimizó las tareas de operación y mantenimiento de las instalaciones industriales, facilitando el cumplimiento de regulaciones y requerimientos de seguridad. Según Julián Calvo: “El nuevo sistema ha eliminado la obligación de realizar cualquier gestión por triplicado”.

Tres fases para alcanzar la solución

El proyecto contó con tres fases diferenciadas que dieron lugar a varias implantaciones. En la primera fase se realizó la especificación, diseño e implantación de la solución para gestionar la documentación de los proyectos. Esta fase duró 14 meses, tiempo en el que se definieron los criterios de organización y clasificación de la información. “En primer lugar se concretaron los perfiles de acceso, normalizando los procesos de revisión, aprobación y entrega de documentación técnica de las instalaciones para la operación y mantenimiento de las mismas. También se facilitaron herramientas para la administración del sistema por parte de usuarios de negocio”, informa el jefe de proyectos y responsable de la gestión documental de la compañía. Otros pasos que se cumplieron en esta fase inicial fueron el diseño e incorporación de un área de proveedores para la recepción de ofertas. La segunda fase, que duró 4 meses, se focalizó en la gestión de proyectos aplicada al mantenimiento y pequeñas modificaciones de los centros. La tarea principal consistió en habilitar la gestión de proyectos en los centros, para gestionar pequeñas modificaciones de sus instalaciones con equipos locales. Inicialmente la solución sólo se desplegó para dar servicio a la unidad central de ingeniería, y a los tres centros dedicados al refino de petróleo pero posteriormente se amplió a los centros de producción de productos químicos. La tercera fase y definitiva del proyecto se centró en la incorporación al sistema de los citados centros de producción de productos químicos, proceso que se realizó en 8 meses. “Se añadieron a la gestión de proyectos, los conceptos de clasificación y procedimientos específicos de productos químicos, y se unificó la información de cada centro en un único repositorio de información”, informa Julián Calvo. Para el desarrollo de la implantación de este servicio se configuró un equipo formado por 1 jefe de proyecto por fase, 2 consultores funcionales, 1 consultor técnico, y 4 programadores.