E-Vergabe für öffentliche Aufträge

Kunde

Wir haben für das Beschaffungsamt des Bundesministeriums des Innern eine Kommunikationsplattform für ein vereinfachtes Ausschreibungsverfahren entwickelt

Im Auftrag des Bundes haben wir eine Lösung zur vergaberechtskonformen elektronischen Abbildung des öffentlichen Vergabeprozesses realisiert. Ihre Kernelemente sind eine hochvertrauliche und stets verfügbare Kommunikationsplattform für den Dokumentenaustausch sowie wahlweise der Einsatz der fortgeschrittenen oder qualifizierten elektronischen Signatur zur rechtssicheren Abwicklung. Vorbei sind damit die Zeiten, in denen Unternehmen eine Fülle von Amtsblättern bewältigen mussten, um an öffentlichen Ausschreibungsverfahren teilzunehmen.

Herausforderung

Das Beschaffungsamt des Bundesministeriums des Innern, ist für den Einkauf von 26 Behörden und Einrichtungen verantwortlich. Auf der Einkaufsliste der öffentlichen Verwaltung stehen Eisenbahnwaggons voller Papier, Bleistifte und Computer – aber auch Polizei- Einsatzfahrzeuge und Hubschrauber. Im Jahre 2007 hat das Beschaffungsamt 1256 Aufträge im Wert von rund 546 Millionen Euro an Industrie und Handel vergeben – und ist damit einer der größten Einkäufer des Bundes.

Das Projekt Öffentlicher Eink@uf Online hatte sich zum Ziel gesetzt eine Pilotierung der e-Vergabe ab 2001 zu beginnen. Im Dezember 2003 beschloss das Bundeskabinett die Einführung der e-Vergabe für alle Vergabestellen des Bundes verbindlich vorzuschreiben. Wir hatten das entsprechende Release bereits in 2002 entwickelt. Mit Erfolg: Heute nutzen bereits über 90 öffentliche Vergabestellen und 3000 Bieter die hochleistungsfähige e-Vergabeplattform. Seit Beginn des Jahres 2008 sind alle IT-Vergaben des Beschaffungsamtes ausschließlich online durchzuführen.

Lösung

Das von uns entwickelte e-Vergabe-Release bietet Unternehmen, die sich um ausgeschrie¬bene Aufträge der öffentlichen Hand bewerben wollen, bedeutende Erleichterungen: schnell und mühelos über alle Investitionsvorhaben des Bundes informieren, Bekanntmachungen herunterladen und Angebote elektronisch den Vergabestellen übermitteln – das sind die Merkmale eines reibungslosen Vergabeverfahrens ohne Papierwust und ohne Zeitverlust. Die e-Vergabe deckt alle Formen der nationalen und EU-weiten Vergabeverfahren ab – vom offenen Verfahren bis zum Verhandlungsverfahren: Und das alles einfach über das Internet unter der Adresse www.eVergabe-online.de.

Über diese Online-Plattform finden auch die weiteren Kommunikationsprozesse des Vergabeverfahrens statt. Dabei werden alle Dokumente, darunter die abgegebenen Angebote, Zuschlagserteilungen und Auftragsbestätigungen sowie die Verträge verschlüsselt und sicher übermittelt und bleiben vertraulich. Der Online-Bieter erhält nach Abgabe des elektronischen Angebots umgehend eine elektronische Empfangsbestätigung. Damit weiß er, dass die Zustellung erfolgreich war.

Alle auf dem Server eingehenden Dokumente werden verschlüsselt abgelegt, sind mit einem Zeitschloss gesichert und werden erst nach Ablauf der Angebotsfrist freigegeben. Bis zu diesem Zeitpunkt kann niemand erkennen, wieviele Angebote zu einem Verfahren eingegangen sind bzw. wer ein Angebot abgegeben hat.

Das System kontrolliert die Authentizität der Kommunikationspartner und deren Zugangsberechtigungen. Mit der elektronischen Vergabe werden alle vergaberechtlichen Aktionen protokolliert und sind jederzeit nachvollziehbar. Das erhöht die Transparenz der Prozesse und ergänzt damit hervorragend die Maßnahmen zur Korruptionsprävention.

Die e-Vergabe steht allen Bietern kostenfrei zur Verfügung. Selbstverständlich wird die Software stets dem aktuellen Recht angepasst. Auch die von der EU erarbeitete Vergabekoordinierungsrichtlinie (2004/18/EG), die noch 2006 in nationales Recht umgesetzt wurde, findet Berücksichtigung in der e-Vergabe.

Ergebnis

Die digitale Signatur ist Dank der entsprechenden Signaturkomponenten rechtsgültig wie die eigenhändige Unterschrift. Teilnehmer der e-Vergabe benötigen entweder ein fortgeschrittenes Softwarezertifikat oder eine qualifizierte Signaturkarte, die beide durch eine PIN geschützt sind, und die Signaturkomponente jSign®. Wir haben diese Komponente entwickelt. Sie arbeitet mit Adobe Acrobat und ermöglicht die digitale Signa¬tur innerhalb von PDF-Dokumenten. Auch mehrere Unterschriften durch verschiedene Unterzeichner sind mit jSign® möglich. Die e-Vergabe und das Kaufhaus des Bundes sind die ersten Projekte auf Bundesebene, bei denen auf elektronischem Weg eine rechtskonforme Beschaffung über das Internet durchgeführt werden kann.

Anbindung Vergabemanagementsystem

Die e-Vergabe–Plattform des Bundes ermöglicht über eine offengelegte Server-Server-Schnittstelle die medienbruchfreie und transparente Anbindung von Vergabemanagementsystemen. Anfang 2008 hat das Beschaffungsamt einen Rahmenvertrag an die Firma Administration Intelligence AG (AI AG) vergeben, auf den ausgewählte Bundesbehörden zugreifen können, um dieses Vergabemanagementsystem einzuführen. Es integriert sich sehr gut in die e-Vergabe-Plattform. Wir sind einer der Kooperationspartner der AI AG für die Einführung dieses Systems und können so Dienstleistungen aus einer Hand anbieten.

Die e-Vergabe setzt sich zunehmend durch. Von dem papierlosen Vergabeverfahren profitieren alle Beteiligten – sowohl die Unternehmen, als auch die Bundes-, Landes- und Kommunalbehörden. Das aufwändige Bearbeiten zahlreicher Amtsblätter entfällt und wird durch das Digitalisieren der komplexen Vergabeprozesse abgelöst. Dies bedeutet enorme Kosteneinsparungen, von denen nicht zuletzt auch der Steuerzahler profitiert.