Strategieberatung bei der Bundesversicherungsanstalt für Angestellte

Kunde

Mehr Effizienz und größere Transparenz für die Abteilung Organisation und Datenverarbeitung. Wir unterstützen die Bundesversicherungsanstalt für Angestellte bei der Reorganisation.

Zum 1. Oktober 2006 haben sich die Bundes-Versicherungsanstalt für Angestellte und der Verband Deutscher Rentenversicherungsträger zur Deutschen Rentenversicherung Bund zusammengeschlossen. Die Deutsche Rentenversicherung ist europaweit der größte gesetzliche Rentenversicherer. Sie betreut mit mehr als 57 Millionen Kunden fast drei Viertel der Menschen in der Bundesrepublik.

Herausforderung

Die ehemalige Bundesversicherungsanstalt für Angestellte (BfA) als Trägerin der gesetzlichen Rentenversicherung der Angestellten betreute ca. 24 Millionen Versicherte und ca. 7,6 Millionen Rentner. Sie beschäftigte etwa 27.500 Mitarbeiter überwiegend in der Hauptverwaltung mit Sitz in Berlin, aber auch in zahlreichen regionalen Außenstellen. Neben den Fachabteilungen zur Leistungsbearbeitung und den Zentralabteilungen unterhielt die BfA die Abteilung 'Organisation und Datenverarbeitung' mit ca. 700 Mitarbeitern. Deren Aufbau- und Ablauforganisation sollte umfassend auf den "Prüfstand" gestellt werden. Wesentliche Ziele dabei waren:

• Die Erhöhung der Leistungsfähigkeit im Rahmen der wahrzunehmenden Aufgaben
  
• Die Steigerung der Effizienz in den Leistungsprozessen
  
• Die Sicherung der Zukunftsfähigkeit der Abteilung sowie der Informations-Verarbeitung im Rahmen der organisatorischen Weiterentwicklung der gesetzlichen Rentenversicherung
  
• Die Erhöhung der Transparenz in Bezug auf das Zukunftsbild und die Ausrichtung der Abteilung
  
• Optimierung der Aufbau- und Ablauforganisation mit den Zielsetzungen Prozessbeschleunigung, Verbesserung des Informationsflusses, klare Definition von Verantwortlichkeiten, Reduzierung von Schnittstellen und Vermeidung von Redundanz in der Leistungserbringung
  
• Die Steigerung der Motivation und Kreativität der Abteilungsmitarbeiter sowie
  
• Die Steigerung der Kundenorientierung

Lösung

Der Auftrag der BfA an CSC beinhaltete eine Gesamtorganisationsuntersuchung in der Abteilung 'Organisation und Datenverarbeitung'. Dabei wurde die vorhandene Aufbau-Organisation analysiert und die gesamte Abteilung neu strukturiert. CSC führte das Organisationsprojekt in enger Zusammenarbeit mit dem Auftraggeber in sieben Phasen verantwortlich durch. Im Anschluss an die Projektinitialisierung wurde ein Leitbild für die zukünftige Organisation der Abteilung erarbeitet, an dem sich später alle abgeleiteten Ziele und Aktivitäten spiegeln ließen.

Die gewonnenen Erkenntnisse der kritischen Bestandsaufnahme wurden mit Hilfe von Stärken-Schwächen-Diagrammen für die Organisationseinheiten der Abteilung evaluiert. Im Anschluss wurden die IT-Strategie der Abteilung definiert und ein Sollkonzept entwickelt, das die aufgabenbezogenen, organisatorischen, personellen, technischen und infrastrukturellen Erfordernisse berücksichtigte und die zukünftige Organisationsstruktur aufzeigte.

Auf der Grundlage einer sorgfältigen Umsetzungsplanung begleitete CSC die BfA bei der Umsetzung der Sollkonzeption über einen Zeitraum von neun Monaten. Dabei unterstützte CSC das Change Management, um die notwendigen Voraussetzungen zu schaffen, die angestrebten Veränderungen erfolgreich zu implementieren.

Ergebnisse

Wir unterstützten die Bundesversicherungsanstalt für Angestellte bei der umfassenden Reorganisation ihrer Abteilung 'Organisation und Datenverarbeitung':

• Implementierung einer neuen kunden- und serviceorientierten Prozessorganisation der Management-, Kern- und Supportprozesse
  
• Erarbeitung von Leistungs- und Produktkatalogen als Grundlagen eines effektiven Produktmanagements
  
• Rollenbeschreibungen sowie Aufgabenbeschreibungen von Gremien
  
• Erarbeitung einer neuen Aufbauorganisationsstruktur als Ergebnis mehrerer Alternativszenarien
  
• Weiterentwicklung der IT-Strategie
  
• Erarbeitung einer neuen IT-Organisation
  
• Planung und Begleitung der Maßnahmen zur organisatorischen Umsetzung, zur Umsetzung der IT-Strategie und -Organisation sowie zur Veränderung der Personalführung und -entwicklung
  
• Intensives gesamtprojektbegleitendes Kommunikations-, Change- und Konfliktmanagement

Kundennutzen

• Kunden- und serviceorientierte Aufbau- und Ablauf- sowie IT-Organisation
  
• Stärkung der Kosten- und Produktverantwortung sowie Verbesserung der Kostentransparenz
  
• Aufgabenbezogene Erhöhung der organisatorischen und informationstechnischen Leistungsfähigkeit
  
• Sicherung der Zukunftsfähigkeit der Abteilung im Rahmen der Reformen in der Deutschen Rentenversicherung