Stadt Frankfurt - mehr Transparenz durch Doppische Buchhaltung

Herausforderung

Die Herausforderung des Projektes lag vor allem darin, eine Vielzahl notwendiger Umstellungen gleichzeitig umzusetzen und so den reibungslosen Übergang zwischen den Buchungssystemen ohne Datenverlust zu gewährleisten.

Zum einen waren die betriebswirtschaftlichen Strukturen und Prozesse entsprechend der gesetzlichen Vorgaben und betriebswirtschaftlichen Grundsätze zu gestalten. Zu diesem Zweck konzipierte und implementierte CSC SAP for Public Sector. Der Dienstleister richtete dabei die gesamte IT-Infrastruktur im Rechnungswesen mit der SAP-Software neu aus. Zum anderen musste CSC eine Vielzahl von Altsystemen vollständig ablösen sowie die Vor- und Fachverfahren inhaltlich und technisch integrieren. Last but not least galt es, die Altdaten sämtlicher Stamm- und Bewegungsdaten zu übernehmen und rund eintausend Angestellte der Stadt Frankfurt durch Schulungen in die Nutzung des neuen Systems einzuarbeiten.

Projektverlauf

Das Projekt begann mit der Initialisierung im September 2005. In dieser Phase legten die CSC-Berater gemeinsam mit den Projekt-Verantwortlichen der Stadt Frankfurt die Rahmenbedingungen für die Umstellung auf die doppische Buchführung fest. Unter anderem bildeten sie ein für den Umstellungsprozess verantwortliches Projektteam, entwarfen einen Zeitplan und ermittelten die Anforderungen an das neue System.

Die weite Projektphase umfasste betriebwirtschaftliche Schulungen und SAP-Schulungen für das in der ersten Phase gebildete Projektteam. Den SAP-Schulungen lag aus praktischen Gründen die im Projekt genutzte Musterlösung "Integrierte Doppik" zugrunde. In der dritten Phase evaluierte das Projektteam die Musterlösung und erstellte ein Fachkonzept für die Realisierung der Umstellung nach betriebswirtschaftlichen und technischen Gesichtspunkten.

Die vierte Phase, die Umsetzung des Fachkonzepts, startete im April 2006 – gut ein halbes Jahr nach der Initialisierung. CSC konfigurierte nun die vordefinierten Prozesse, realisierte die Schnittstellen und bereitete die Altdatenübernahme, die so genannte Migration, vor. Den Abschluss dieser Phase bildete ein Integrationstest, um die konfigurierten Prozesse zu testen und abzunehmen. Nach dem erfolgreichen Verlauf des Integrationstests begann die Cut-over Planung und die Produktionsvorbereitung, um ein produktives SAP R/3-System endgültig bereitzustellen.

Umstellung

Am 01.01.2007 war es dann soweit: Die Stadt Frankfurt nahm mit Hilfe von CSC das neue System in Betrieb und vollzog so den Wechsel von der Kameralistik auf die Doppik. Der Produktivstart verlief aufgrund der intensiven Vorbereitung reibungslos.

Durch die Integration von rund 70 Vor- und Nachverfahren sind Prozesse und das Berichtswesen nun stadtweit standardisiert. Zudem versetzt das neue System die Stadt Frankfurt in die Lage, das Kassen- und Einnahmemanagement mit SAP SCD effizient zu nutzen. Besonders positiv die Umstellung erfolgte innerhalb des vom Projektteam gesteckten zeitlichen Rahmens und innerhalb der Budgetvorgaben. Da CSC die Mitarbeiter der Stadt Frankfurt in den Systemauswahl- und Konzeptionsprozess eingebunden hatte, akzeptierten diese die neue Lösung in hohem Maß und haben ein sehr positives Qualifizierungsfeedback.

Für den Fall von Fragen oder Problemen stand das CSC-Beraterteam den Anwendern der Stadt Frankfurt in den ersten vier Monaten nach der Produktivsetzung mit Rat und Tat zur Verfügung. In regelmäßigen Treffen mit den Key-Usern identifizierte CSC Fehler und Verbesserungspotentiale, erarbeitete gemeinsam mit den Verantwortlichen der Stadt Frankfurt Lösungsvorschläge und setzte diese um.

Vorteile der Doppik
Mit der Einführung der doppischen Buchhaltung hat die Stadt Frankfurt die gesetzlichen Anforderungen der Hessischen Gemeindeordnung bereits zum jetzigen Zeitpunkt erfüllt. Zudem ist sie ab sofort in der Lage, ihre Kosten transparent darzustellen und zu vergleichen sowie ihr Verwaltungshandeln durch eine proaktive Steuerung effizienter zu gestalten. Damit hat die Stadt Frankfurt sowohl in sachlicher wie auch in technischer Hinsicht einen großen Schritt in Richtung Zukunft getan.

Kundennutzen

• Mehr Effektivität, Transparenz und Bürgernähe
  
• Realisierung des Drei-Komponenten-Rechnungswesens:
  Ergebnis-, Finanz- und Vermögensrechnung
  
• Individuelle Gestaltung von Stammdaten, Kostenplan und Kostenstellen
  
• Kommunenspezifische Berichtsstrukturen