Bayerisches Staatsministerium für Wirtschaft, Infrastruktur, Verkehr und Technologie optimiert Förderprozesse

Kunde

Der Geschäftsbereich des Bayerischen Staats-Ministeriums für Wirtschaft, Infrastruktur, Verkehr und Technologie in München umfasst die Angelegenheiten der gewerblichen Wirtschaft, der Landesentwicklung, das Verkehrswesen und die Technologie. Ein zentrales Ziel des Staats-Ministeriums ist die Stärkung der bayerischen Wirtschaft.

Herausforderung

Die Energie- und Technologieförderung in Bayern wird seit 2004 mit dem Fördermittel-, Informations- und Projektsteuerungssystem (FIPS) abgewickelt. Der Förderprozess besteht aus den folgenden Arbeitsschritten:

• Einreichung von Skizzen und Anträgen
  
• Fachliche und finanzielle Prüfung der Vorhaben
  
• Bewilligung oder Ablehnung der Vorhaben
  
• Auszahlung von Zuwendungen
  
• Änderungen am Vorhaben (bei Bedarf)
  
• Fachlicher und finanzieller Abschluss des Vorhabens

In der Vergangenheit haben mehrere Bearbeiter die Vorhaben anhand von Papierakten, Emails und tabellarischen Auswertungen über mehrere Standorte hinweg abgewickelt. Die Herausforderung lag darin, diesen komplexen Prozess zu optimieren.

Lösung

CSC betreute die Einführung des Softwaresystems "Fördermittel-, Informations- und Projektsteuerungssystem (FIPS)" von Proximity Technology. Das Projekt beinhaltete die Konzeption, die eigentliche Einführung, Test und Abnahme, die Schulung der Nutzer sowie den First Level Support:

• Konzeption:
  CSC hat zunächst ein Fachkonzept erstellt, das auf der Basis eines Vorgänger-Systems in Nordrhein-Westfalen die erforderlichen Änderungen ebenso berücksichtigte wie individuelle Kundenwünsche.
  
  
• Einführungsplanung:
  Der zweite Schritt umfasste ein Inbetriebnahmekonzept, das sowohl die Anforderungen an die Infrastruktur und das Betriebskonzept als auch eine zeitlich, organisatorisch und inhaltlich abgestimmte Inbetriebnahmeplanung beinhaltete.
  
  
• Test und Abnahme:
  CSC erstellte ein Konzept für sämtliche Test- und Abnahmeaktivitäten und führte diese vor der Inbetriebnahme gemeinsam mit dem Kunden durch.
  
  
• Schulungen:
  Um den reibungslosen Ablauf bei der Energie- und Technologieförderung sicherzustellen, wurden ca. 50 am Prozess beteiligte Mitarbeiter an vier Standorten von CSC im Umgang mit FIPS geschult.
  
  
• First Level Support:
  Im Anschluss an die Einführung und Schulung hat CSC schließlich auch die Bearbeitung aller aufkommenden Anfragen rund um die neue Software übernommen.

Ergebnis

Das Bayerische Staatsministerium für Wirtschaft, Infrastruktur, Verkehr und Technologie ist nun in der Lage, Energie- und Technologieförderungsprozesse digitalisiert und damit schneller, flexibler und kundenfreundlicher als in der Vergangenheit abzuwickeln.

Durch den Zugriff aller am Prozess beteiligten Mitarbeiter auf eine gemeinsame Plattform werden Übertragungsfehler vermieden. Die auf einer Web-Plattform vorhandenen Anträge ermöglichen dem Antragsteller und dem Berater bereits im Entwurfsstadium Abstimmungs-Gespräche. Die Antragsbearbeitung wird erheblich beschleunigt.

Der Zugriff auf die FIPS-Datenbank ermöglicht ferner die zügige Abstimmung über fachliche und finanzielle Vorgänge zwischen den Mitarbeitern der Bewilligungsbehörde.

Die früher aufwändige Zusammenstellung von Informationen zur Förderung erfolgt heute quasi auf Knopfdruck mit Hilfe des Moduls Führungs- und Informations-System (FIS). Dessen Reports tragen wesentlich zur punktgenauen Planung und Steuerung von Förderprojekten auf der Grundlage der verfügbaren Haushaltsmittel bei.

In dem Maße, wie das Ministerium Zeit für die Erledigung von Routinearbeiten und aufwändige Abstimmungsprozesse einspart, können sich die Mitarbeiter heute auf eine intensivere Beratung der Wirtschaft konzentrieren.

• Geschwindigkeit und Flexibilität in der Antragsbearbeitung
  
• Fehlerminimierung und Qualitätssteigerung
  
• Konsolidierte Steuerungs- und Controlling Informationen
  
• Fokussierung auf den Leistungsprozess