Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle mit neuer Antragsschnittstelle zwischen Wirtschaft und Behörde

Kunde

Das Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle (BAFA) gehört zum Geschäftsbereich des Bundesministeriums für Wirtschaft und Technologie (BMWi). Der Sitz des BAFA ist in Eschborn. Das Bundesamt nimmt im Rahmen der politischen Vorgaben der Bundesregierung Aufgaben in den Bereichen Außenwirtschaft, Wirtschaftsförderung, Energie und Klimaschutz wahr. Eine der Kernaufgaben des Amtes ist die Ausfuhrkontrolle.

Dual-Use-Güter sind Waren, Software und Technologie, die für zivile und militärische Zwecke verwendet werden können. Der Export von Gütern ist deshalb durch zahlreiche außen- und sicherheitspolitisch motivierte Verbote und Genehmigungspflichten beschränkt. Das BAFA bewertet bei der Antragsbearbeitung, ob die vom Antragsteller angegebene Verwendung plausibel ist oder ob Anhaltspunkte für einen Missbrauch bestehen. Es bewertet das Ausfuhrgut aus technisch-naturwissenschaftlicher Sicht und überprüft den Antragsteller, den Empfänger und den Endverwender. Genehmigungspflichten ergeben sich sowohl aus Verordnungen der EU als auch aus dem Außenwirtschaftsgesetz sowie der Außenwirtschaftsverordnung.

Herausforderung

Das BAFA-interne Vorgangsbearbeitungssystem für die Ausfuhrkontrolle heisst "Export-Manager". Durch den globalen Trend zu strengerer Regulierung und wachsenden Compliance-Anforderungen stieß die Altanwendung auf Progress-Basis an ihre Grenzen.

BAFA beauftragte CSC mit der Neuentwicklung des Export-Managers. Die Ablösung der technisch veralteten Anwendung sollte auf Basis einer modernen Java-Architektur erfolgen. Die zukunftsfähige Plattform auf Basis der elektronischen Akte sollte 80 Prozent der Alt-Funktionalität bewahren. Eine agile Softwareentwicklung ermöglichte der BAFA die notwendige Flexibilität und CSC einen innovativen Ansatz für das Projekt.

Lösung

Der Export-Manager ist die BAFA-interne Anwendung für Ausfuhr-Antragsverfahren. Die Integration des Dokumentenmanagementsystem (DMS) und der elektronische Postkorb verändern die Arbeitsabläufe wesentlich. Eingehende Papierdokumente der Antragsteller werden digitalisiert. Der Export-Manager ermöglicht so intern eine vollelektronische Antragsbearbeitung, die Sachbearbeiter haben jederzeit Zugriff auf die vollständige Akte.

Zur reibungslosen, besseren und schnelleren Zusammenarbeit mit den Antragstellern aus der Wirtschaft wurde eine weitere, mit dem Export-Manager eng verzahnte Lösungskomponente entwickelt: eine Antrags- und Kommunikationsplattform als Schnittstelle nach außen, das Antragsportal ELANK-2. Es stellt ein elektronisches Antragsverfahren für die Wirtschaft mit optionalen Schnittstellen zu den jeweiligen firmeneigenen ERP-Systemen zur Verfügung. Gleichzeitig dient es der Übermittlung von Rückfragen, Statusinformationen und Dokumenten.

Ergebnis

Die neue Lösung ist ein service- und wirtschaftsorientierter Beitrag zur Entbürokratisierung und zur effizienten Kopplung von Wirtschaft und Verwaltung. Die Anbindung an firmeninterne ERP-Systeme vermeidet den traditionellen Postweg, ohne dabei zu Medienbrüchen zu führen. Die Kommunikation zwischen dem Antragsteller und dem BAFA wird deutlich schneller, einfacher und gezielter. Dank der zentralen Sichtmöglichkeit auf alle firmeneigenen Anträge und die dazugehörigen Unterlagen ist volle Transparenz über den Status aller aktuellen Firmenanträge gegeben.

Unser CSC-Entwicklungsteam gelang unter Einhaltung des Budgets sowie mit mehr Funktionalität, die Produktivsetzung vier Wochen früher als geplant und bewies sich damit als verlässlicher Partner für das BAFA.