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Projekt elan verbessert den Antragsbearbeitungsprozess für die Deutsche Forschungsgemeinschaft (DFG)
Kunde:
Deutsche Forschungsgemeinschaft (DFG)Herausforderung:
- Schließen der elektronischen Prozesskette zur Umstellung von ca. 150 Förderprogrammen auf eine elektronische Antragstellung
Lösung:
- Dokumentenmanagementsystem auf Basis von Filenet/P8 im Extranet der DFG für die elektronische Bereitstellung
Ergebnisse:
- Das Modul "eAntragstellung" unterstützt die Antragsstellung effektiv durch das Angebot von strukturierten Webformularen
- Mit dem Modul "eBereitstellung" entfällt die aufwändige manuelle Zusammenstellung von oftmals sehr umfangreichen Sendungen an jeweils viele Empfänger
Kunde
Die Deutsche Forschungsgemeinschaft (DFG) ist die Selbstverwaltungsorganisation der Wissenschaft in Deutschland. Die Kernaufgabe der DFG besteht in der wettbewerblichen Auswahl der besten Forschungsvorhaben von Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftlern an Hochschulen und Forschungsinstituten und in deren Finanzierung.
Herausforderung
Das Anwendungssystem elektronische Antragsverwaltung (ElektrA) ist die zentrale Arbeitsumgebung zur Unterstützung des Antragsbearbeitungsprozesses innerhalb der Geschäftsstelle der DFG. Um den Kernprozess der Antragstellung, Antragsbearbeitung und Auswahl von Forschungsvorhaben weiter zu verbessern, bindet man durch das Projekt "elan" Antragsteller, Gremienmitglieder und Gutachter elektronisch ein. Dies soll den manuellen Erfassungsaufwand für die Geschäftsstelle reduzieren sowie den Informationsaustausch mit den externen Partnerinnen und Partnern optimieren. Mit dem weiteren Modul eAntragstellung schließt die DFG die elektronische Prozesskette, um nach und nach ca. 150 Förderprogramme auf eine elektronische Antragstellung umzustellen.
Lösung
Für die elektronische Bereitstellung konzipierten und realisierten wir ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) auf Basis von Filenet/P8 im Extranet der DFG. Dabei werden Dokumente mit entsprechenden Metadaten vom internen DMS in das externe repliziert. Durch Webfrontends beommt der von außen eingeloggte Nutzer, die für ihn freigegeben Dokumente in geeigneter Weise dargestellt. Neben dieser Online-Sicht haben externe Nutzer die Möglichkeit zum Download. So können sie auf einfache Weise, in Datencontainern gepackte Dokumente zu Anträgen, auf ihren eigenen PC herunterladen. Bei der "eAntragstellung" füllen Antragsteller Webformulare aus und laden antragsrelevante Anlagen zum Antrag hoch.
Die von CSC entwickelte Lösung nimmt die strukturierten Daten an, importiert die Daten in die Datenbankanwendung und fügt die hochgeladenen Dokumente als elektronische Akte zu.
Ergebnis
Das Modul "eAntragstellung" unterstützt die Antragsstellung effektiv durch das Angebot von strukturierten Webformularen. Diesen lassen sich Antragsdokumente als Anlagen beigefügen. Innerhalb der Geschäftsstelle übernimmt die ElektrA-Datenbank bzw. das Dokumentenmanagementsystem Daten und Dokumente medienbruchfrei.
Mit dem Modul "eBereitstellung" entfällt die aufwändige manuelle Zusammenstellung von oftmals sehr umfangreichen Sendungen an jeweils viele Empfänger. Die Empfänger schätzen die Vorteile wie den Zugriff auf DFG-Sendungen unabhängig vom Aufenthaltsort, bessere Verarbeitung großer Mengen von Informationen aufgrund der Recherche-möglichkeiten oder durch die reduzierte Papierlast auf dem Weg zu den Sitzungen.