Béla Matyas (56), Mitglied der Geschäftsleitung, ist Leiter des Departements Logistik bei der SWICA Gesundheitsorganisation und arbeitet am Hauptsitz in Winterthur. Er begann seine Laufbahn in der Krankenversicherungs-Informatik 1976 als Programmierer bei der Intras und war dort u.a. Agenturleiter. Vor seiner jetzigen Funktion war er Leiter Organisation und Informatik bei der Intras. Seit 1993 ist er bei SWICA.
Sie leiten seit viereinhalb Jahren das Grossprojekt Syrius ASE, das kurz vor dem Abschluss steht. Worum geht es dabei?
Béla Matyas: Im Grundsatz geht es darum, das Unfall- und Krankenversicherungsgeschäft effizient abwickeln zu können. Mit einer modernen Workflow-Lösung soll die entsprechende Informatik an die heutigen Anforderungen angepasst werden. Kern ist Syrius ASE, eine Software von Adcubum, die von Centris betrieben wird, wobei die CSC Schweiz das ganze Projekt als unser «Generalunternehmer» führt. Dabei wird nicht einfach ein altes durch ein neues System ersetzt. Es ist ein grosser Schritt zu einer intelligenten Verarbeitung.
Wir legen dabei Wert auf die Analyse der gesamten Arbeitsprozess-Kette; Ziel sind schlanke und in der ganzen SWICA einheitliche Abläufe. Die Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter werden klar geführt. Dadurch steigt die Qualität der Verarbeitung. Der elektronische Input an «Fallmeldungen» sprich Krankmeldungen soll von Syrius ASE direkt eingelesen und verarbeitet werden und so in den Workflow eingebunden werden.
Wird die neue Arbeitsweise von den Usern einfach so akzeptiert?
Unsere Sachbearbeiter wollen natürlich überzeugt werden – sie haben während bis zu 20 Jahren anders gearbeitet.
Wenn von einem «Grossprojekt» die Rede ist – um wieviel Geld geht es?
Um sich die Verhältnisse vor Augen zu führen: Wir verarbeiten für unsere etwas mehr als 1 Mio Kunden derzeit jährlich über 5,5 Mio Leistungsbelege. Davon können gut zwei Drittel automatisiert in die Leistungsverarbeitung fliessen; ein knappes Drittel muss noch manuell erfasst werden. Das Projekt hat einen Rahmen von etwa 20 Mio Franken – was im Vergleich mit ähnlichen Grossprojekten eine sehr schlanke Grössenordnung ist.
Was soll nach der Einführung konkret besser sein?
Für die Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter soll es einfacher werden. Heute haben wir ein viel komplizierteres System, das mehrere Vorgehensweisen erlaubt, und das führt zu uneinheitlichen Lösungen und bedeutet einen grossen Schulungsaufwand. Mit Hilfe der «Wizards» streben wir deutlich einfacherer Abläufe an – mithin Best Practice.
Die SWICA ist Miteigentümerin der Betreiberin Centris. Worauf müssen Sie da besonders achten?
Wir müssen den Nutzen für den Versicherer in den Vordergrund stellen. Der externe Anbieter ist verständlicherweise an einer möglichst gut ausgebauten IT-Lösung und -Infrastruktur interessiert. Wir müssen darauf achten, dass sie auch den entsprechenden Nutzen bringt.
Ein Spannungsfeld …
Ja, natürlich. Aber die Einsicht in die jeweils andere Sichtweise ist vorhanden.
Und wie ist das Rollenverständnis gegenüber der CSC?
Die CSC ist für uns nicht nur Generalunternehmer, sondern auch ein Sparringspartner. Es kam vor, dass uns die CSC-Vertreter gefragt haben, ob wir uns nicht auch eine andere Lösung als die von uns anvisierte vorstellen könnten. Und dieser Input von aussen ist sehr wertvoll. Es ist erfreulich zu sehen, dass es mit dem Einbringen und der Umsetzung dieser von uns zunächst gar nicht erwarteren Lösungsvorschläge sehr gut klappt.
Was raten Sie anderen Projektleitern beim Umgang mit externen Dienstleistern?
Stellen Sie sich immer wieder die gleiche Frage: «Haben wir uns wirklich verstanden?» Oft meinten wir klar kommuniziert zu haben und waren dann überrascht von der Umsetzung. Offenbar hatten wir doch nicht immer genau das gleiche verstanden. Wir mussten uns hinterfragen und feststellen: Unsere Anforderungen konnte man durchaus auch anders interpretieren. Ein klassisches Kommunikationsproblem …
Was würden Sie in diesem Fall heute anders machen?
Heute würde ich von Anfang an alle Partner – CSC, Centris und Adcubum – alle gleichzeitig an einen Tisch holen. Diese Unterlassung hat uns im Nachhinein gesehen viel Zeit gekostet. Der direkte Kontakt zwischen uns und der Generalunternehmerin CSC und den anderen Partnern ist sehr wichtig.
Die CSC bietet im Rahmen der Initiative «Accelerate» auch ein Offshoring einzelner Dienstleistungen nach Indien an. War das für Sie keine Option?
Nein, denn das würde die Lage nur verkomplizieren. Daneben geht es auch um Aspekte des Datenschutzes.
Worauf muss man achten, wenn man gemischte Teams führt, also interne und externe Leute?
Alle müssen wirklich ein Team werden. Die verschiedenen Denkweisen müssen harmonisiert werden. Wie ich schon gesagt habe: Hätten wir das von Anfang an gemacht, wären wir schneller ans Ziel gekommen.
Was gibt Ihnen das Vertrauen in den Projekterfolg?
Wir haben einen guten «Drive» im Projekt, und in Bezug auf die CSC ist der seit einem Jahr noch besser geworden. Wir werden bald sehen können, dass das gemeinsame Team von Adcubum, Centris und CSC eine gut funktionierende Software bereitstellen kann.
Was war Ihr bisher schönster Moment im Projekt?
Das war der Zeitpunkt, als unsere rund 50 Superuser aus den verschiedenen Regionen, die sogenannten «Key User», das Syrius-System zum ersten Mal einem Härtetest unterzogen. Sie waren von der Qualität überrascht und haben die Software mit Applaus aufgenommen. Sie sei einfach zu erlernen und zu verstehen.
Wie fühlt man sich als Projektleiter nach so einer langen und intensiven Auseinandersetzung mit dem Projekt?
Nach vielen Tiefs und Hochs, die wir hinter uns gelassen haben, herrscht nun gespannte Erwartung auf den grossen Durchbruch. Es ist wie bei den Beschenkten kurz vor Weihnachten: Die Ungeduld der letzten Minute.
Was wird die Zukunft bringen?
In Zukunft würden wir gerne noch durchgängigere Prozesse zwischen Leistungserbringer und uns Kostenträger, aber auch zwischen Versicherungsnehmer und uns implementieren. Dafür ist eine äusserst leistungsfähige Software nötig. Und Syrius ASE ist eine zukunftsträchtige Software, die sich am Markt durchsetzen wird, da bin ich mir sicher.