Im Zusammenhang mit unstrukturierter Information bilden fünf verschiedene Tätigkeitsgebiete die Bausteine von ECM:
Erfassen
Wie können die bestehenden Inhalte – auf Papier oder elektronisch – in ein System aufgenommen werden?
Speichern
Wie und wo werden die Inhalte gespeichert und wie wird sichergestellt, dass diese wieder gefunden werden können?
Bearbeiten
Welches sind die Hilfsmittel und Techniken, um Inhalte innerhalb einer Organisation bearbeiten zu können?
Im Rahmen der Bearbeitungsfunktionalität werden verschiedene Kategorien von Anwendungen unterschieden:
Um falsche Investitionen zu vermeiden, ist daher in jedem ECM-Projekt vor der Produktebeschaffung eine umfassende Bedürfnisabklärung durchzuführen.
Verteilen
Wie kommt der korrekte Inhalt im passenden Format zum richtigen Empfänger?
Aufbewahren
Wie erfolgt die revisionssichere, gesetzeskonforme Langzeit-Archivierung der geschäftsrelevanten Inhalte?
Exkurs: Was ist eigentlich mit Inhalt oder Content gemeint?
Mögliche Synonyme von Content sind Dokument und Inhalt. Wesentlich ist, dass mit Content neben Brief und Fax z.B. auch email, Bild, Host-Output, digitale Video- oder Audio-Aufzeichnung, HTML-Seiten oder auch XML-Daten gemeint sein können.