Dokumentenmanagementsystem für das Vertragsmanagement

Der Verbund ist Österreichs größter Stromerzeuger und -transporteur, einer der führenden Wasserkrafterzeuger sowie eines der profitabelsten Energieunternehmen Europas. Mit etwa 3.000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern erwirtschaftet der Verbund 2010 einen Jahresumsatz von mehr als 3,3 Mrd. Euro.

Das Projekt

Der Verbund war mit einem stark zunehmenden Dokumentenvolumen konfrontiert. Die Einführung eines unternehmensweiten Dokumentenmanagementsystems sollte den Zugriff auf geschäftskritische Dokumente aus Unternehmens-Anwendungen an international verteilten Standorten ermöglichen.

Die Verkürzung von Verarbeitungszeiten und die Einhaltung einheitlicher Standards für die revisionssichere Archivierung waren weitere Anforderungen.

Unsere Lösung

CSC hat für den Verbund eine Reihe von Anwendungen und Funktionalitäten realisiert:

• Mandantenfähiges Vertragsmanagement
• Elektronische Kundenakte
• Digitales Fotoarchiv
• Batchimport und automatische Beschlagwortung von Dokumenten
• Dezentrale Erfassung von Dokumenten
• Webbasierter Client für personen- und standortunabhängige Bearbeitung
• Wiedervorlage- und Workflow-funktionen mit automatischer Email Benachrichtigung
• Durchgängige Volltexterkennung und Indizierung für effiziente Volltextsuche
• Bereitstellung von Dokumenten für Intranet- und Internet-Anwendungen

Unsere Leistung

CSC setzt beim Verbund die Enterprise Content Management Plattform EMC² Documentum ein. Herzstück der Lösung ist der Content-Server, der auf einer ausfallsicheren Cluster-Lösung unter Sun Solaris betrieben wird und alle notwendigen Funktionalitäten für die Anbindung der verschiedenen Client-Anwendungen und Integrationen bietet.

Für die revisionssichere Langzeitarchivierung von Belegen und Dokumenten wurde eine EMC² Centera als revisionssicheres Langzeitarchiv integriert.

Eine leistungsfähige Volltext-Erkennungslösung sorgt für die lückenlose Aufbereitung und Indizierung aller im System gespeicherter Dokumente. Die Anwenderfunktionen werden über eine benutzerfreundliche Web-Oberfläche bereitgestellt.

Der Kundennutzen

Für die Benutzer in den verschiedenen Bereichen des Verbunds werden Dokumentenmanagement- und Kollaborationsfunktionen bereitgestellt, die in einem hohen Grad von Routinetätigkeiten entlasten.

Die Nutzung einer einheitlichen zentralen Plattform und der Einsatz von zentralen Speichersystemen ermöglichen eine Senkung der laufenden Betriebskosten.

Weiters werden durch dieses System die Regularien für revisionssichere Archivierung vollständig erfüllt und Risiken aus einem Verlust von geschäftskritischen Dokumenten minimiert.

Insgesamt können dokumentbasierte Prozesse beschleunigt, gleichzeitig die Qualität und Effizienz der unternehmensweiten Kommunikation und Kollaboration verbessert und die Auskunftsbereitschaft erhöht werden.

Kontakt

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